1. Dénomination – Siège – Durée
Sous la dénomination « Association des Parents de l’Institut de la Providence » (en abrégé A.P.I.P.), est instituée une association de fait qui – le cas échéant – pourrait s’affilier à l’Union des Fédérations des Associations de Parents de l’Enseignement Catholique (UFAPEC).
Cette association concerne uniquement les Sections Secondaires, à savoir Générale et Professionnelle de l’Institut.
Le siège de la présente association est établi à l’Institut de la Providence, Rue de Nivelles, 52 à 1300 WAVRE.
L’association est constituée pour une durée illimitée. Elle peut cependant être dissoute en tout temps par une décision prise par une assemblée générale des parents dûment convoquée à cette effet et qui aura recueilli à cette fin une majorité de deux tiers des votes des personnes présentes, mais pour autant que le total des personnes ayant émis semblable vote de dissolution représente dix pour cent de l’ensemble des Parents ayant inscrit leurs enfants dans les Sections Secondaires de l’Institut.
En outre, l’association cesse automatiquement d’exister après deux années scolaires complètes d’inactivité officielle, ce constat pouvant être diligenté par toute partie liée directement ou indirectement à l’Institut.
2. Objet
L’association a pour objet la promotion et la défense de l’éducation et de l’enseignement des élèves selon les principes chrétiens, par une étroite collaboration entre les Parents, le Pouvoir organisateur, la Congrégation religieuse, la Direction et le Corps professoral.
L’association fonde nécessairement son action dans le respect du projet éducatif et pédagogique de l’Institut de la Providence auquel chaque Parent – du simple fait de l’inscription de son/ses enfant(s) – accepte d’adhérer pleinement.
Pour l’association, l’essentiel n’est donc pas tant de déterminer seulement un terrain d’action mais bien de créer et de cultiver un esprit dans toute action entreprise ; esprit de partenariat avec toutes les composantes de l’Institut dans l’œuvre éducative des élèves et esprit de service qui est la mission première de l’association.
3. Assemblée générale et membres
Sont de plein droit membres de l’association tous les Parents ou tuteurs qui ont la charge effective d’au moins un enfant régulièrement inscrit à l’Institut, en Section Générale et/ou Professionnelle.
En fonction des nécessités, une assemblée générale peut être convoquée par le (la) Président(e) de l’association, au nom du Comité de celle-ci.
L’assemblée générale doit être organisée en début d’année scolaire ; elle peut, toutefois, être automatiquement remplacée par une intervention de l’association au cours des réunions de classes de début d’année scolaire et/ou par une lettre d’information générale adressée à tous les parents membres de droit de l’association.
Toute convocation à une assemblée générale comporte l’ordre du jour qui peut inclure notamment un rapport d’activités à présenter par un membre du bureau de l’association.
Le pouvoir organisateur, la Direction et le Corps professoral sont invités – sans voix délibérative – à toute assemblée générale.
Aux assemblées générales, les décisions sont prises à la majorité simple des voix des personnes présentes ou représentées.
4. Comité de l’association
Composition du comité : tous les parents inscrits en tant que membres « actifs » dans l’association. Sont considérés comme membres « actifs » : les parents délégués de classe, les parents membres du conseil de participation, ainsi que les parents prenant part aux réunions de l’A.P.I.P.
Un comité de Parents constitué idéalement d’au moins un délégué par classe représente et dirige l’association, bénévolement.
Ces délégués sont choisis au cours des réunions de début d’année par les parents concernés de chaque classe.
En cas de présentation spontanée d’un candidat, l’acceptation de celui-ci en tant que délégué sera soumise à l’approbation du Bureau de l’association.
Le comité de l’association élit, en son sein, un(e) président(e), un(e) ou deux vice-président(e), un(e) ou deux secrétaire(e) et un(e) trésorier(ère), qui forment ensemble le Bureau de l’association.
Les membres du comité – excepté ceux du Bureau –se présentent pour une période d’une année scolaire pour autant naturellement qu’ils aient encore au moins un enfant régulièrement inscrit à l’Institut, dans les Sections pré mentionnées.
Le comité des parents se réunit sur convocation écrite du (de la) président(e) au moins cinq fois par année scolaire et chaque fois que cinq membres du comité le demandent par lettre circonstanciée adressée au (à la) président(e).
Les convocations mentionnent l’ordre du jour.
Par ailleurs, dans la préoccupation du bien commun et le souci du respect des personnes, le comité peut également exclure un membre qui aurait porté un préjudice grave à l’association ou à l’Institut.
Chaque membre du comité possède une voix délibérative.
Toutes les décisions du comité sont prises à la majorité simple des voix des personnes présentes ou représentées, excepté l’exclusion d’un membre qui requiert une majorité des deux tiers des voix émises.
Le comité peut inviter à ses réunions ainsi qu’aux autres activités de l’association des membres de la Direction de l’Institut, du Corps professoral, du Pouvoir organisateur ainsi que tout autre personne dont il souhaite la collaboration.
Toute personne invitée siège alors avec une voix consultative.
Un procès-verbal de chaque réunion de comité est dressé par le (la) ou les secrétaire(s), dont le contenu est soumis à l’approbation lors de la réunion suivante du comité.
Ce procès-verbal est adressé à tous les membres du comité.
5. Bureau de l’association
Ce bureau est constitué par le (la) président(e), le (la) ou les deux vice-président(e)s, le (la) ou les deux secrétaire(s) et le trésorier(ère) qui sont élus par les membres du comité pour une période de deux années.
Deux fonctions du bureau ne peuvent être occupées par deux membres représentant une même famille.
Chaque membre du bureau dispose d’une seule voix.
L’élection s’effectue à la majorité simple des votes des membres présents ou représentés du comité.
En cas d’absence, en effet, tout membre du comité peut remettre une procuration à un autre membre du comité ; toutefois, nul membre ne peut être porteur de plus d’une seule procuration.
Pour être éligible aux fonctions pré mentionnées, le(s) candidat(s) devront avoir été membres du comité de parents pendant une année, excepté pour la fonction de président(e) pour laquelle le(s) candidat(s) devra(ont) avoir été membre(s) du comité pendant un minimum de deux années ou ayant une expérience similaire pendant une période d’un an en plus d’une année au sein du comité.
Les mandats peuvent être renouvelés pour autant que les candidats aient encore un enfant régulièrement inscrit à l’Institut dans les Sections Générale et/ou Professionnelle.
Ce renouvellement de mandat s’effectue chaque fois pour une durée de deux années, excepté le cas – clairement expliqué alors – où la durée serait réduite à une année suite à la fin de la scolarité ou de l’inscription dans les Sections secondaires de l’Institut de l’(des) enfant(s) du (de la) candidat(e) concerné(e).
Lors des élections à ces fonctions, un appel à candidats sera lancé sur l’initiative du (de la) président(e). Les candidatures seront acceptées jusqu’au moment du vote lors de la réunion d’élection du nouveau bureau.
L’élection se déroule par vote secret.
Les nouveaux élus prennent leur fonction dès la fin de l’année scolaire en cours.
Le bureau est le véritable organe moteur de l’association, chargé de préparer les réunions du comité, d’exécuter les décisions prises, de prendre toutes les mesures de gestion quotidienne indispensable et approprié, de représenter l’association chaque fois que la nécessité s’en fait sentir.
Le bureau se réunit normalement entre deux réunions de comité et complémentairement chaque fois que les circonstances l’exigent.
6. Confidentialité
Tous les membres du comité –et spécifiquement ceux du Bureau de l’association – sont tenus aux devoirs de réserve relatifs à tous sujets et toutes informations dont la teneur exige pareille discrétion.
7. Gestion
Les frais de gestion et de fonctionnement de l’association sont couverts par les ressources de celle-ci qui sont nécessairement logées sur un compte bancaire spécifique, donc indépendant de celui de l’Institut.
Ce compte est alimenté principalement par des cotisations annuelles de membres – dont le montant est fixé par le comité – et par le bénéfice de manifestations diverses organisées par l’association.
Le (la) trésorier(ère) présente pour décharge au comité le rapport financier annuel lors de la dernière réunion du comité, en fin d’année scolaire.
Le comité décide de l’affectation du solde créditeur éventuel.
A cet égard, le comité et le Bureau de l’association ne peuvent organiser des activités démesurées qui ne correspondent aucunement avec l’objet social de l’association.
Tout déficit qui serait engendré par pareille(s) activité(s) hors normes sera alors supporté personnellement par les membres du comité qui en auraient pris l’initiative et donc la responsabilité, car ayant dérogé au principe de gestion « en bon père de famille » de l’association.
En cas de dissolution de l’association, son patrimoine financier, déduction faite des dettes et des frais éventuels, sera intégralement versé au profit d’un projet soutenu par l’Institut.
8. Divers
Les présents statuts entreront officiellement en vigueur dès leur acceptation à la majorité simple des membres présents ou représentés du comité.
Tous les cas non prévus dans ces statuts seront provisoirement tranchés par les membres du Bureau qui présenteront – alors – toutes modifications ou ajoutes éventuelles à ces statuts à l’approbation, à la même majorité simple, des membres du comité lors de la réunion la plus proche possible.
Tout membre de l’association, par cette simple qualité, accepte irrévocablement le contenu des présents statuts.
